Tenue de livres
La tenue de livres est l'enregistrement et le classement continus des opérations financières d'une entreprise; elle produit les registres à partir desquels sont établis les déclarations fiscales, les états financiers et les déclarations de taxes.
Dernière révision:
Faits essentiels
| Catégorie | Déclarations et production |
|---|---|
| Produit | Le registre des opérations derrière les états financiers et chaque déclaration fiscale |
| Conservation | Généralement six ans après la fin de la dernière année visée |
| Contrôles essentiels | Rapprochement bancaire, des cartes de crédit et des taxes de vente |
| Alimente | Déclarations de TPS/TVQ, versements de paie, T2 et CO-17 |
| Autorité | Agence du revenu du Canada; Revenu Québec |
Ce que cela signifie en pratique
La tenue de livres consigne ce qui s'est passé — factures, reçus, paiements, paie, activité bancaire et de cartes de crédit — et classe chaque élément pour que les totaux de période aient un sens. La comptabilité interprète ensuite ces registres. Les entreprises canadiennes doivent conserver leurs registres et pièces justificatives pendant six ans à compter de la fin de l'année d'imposition visée. Les registres conservés uniquement dans un outil comptable infonuagique doivent tout de même rester accessibles et lisibles pendant toute cette période. Une tenue de livres déficiente est rarement un simple problème administratif. Elle se traduit par des crédits de taxe sur les intrants refusés en vérification, des déductions oubliées en fin d'exercice et une déclaration de société impossible à préparer sans une reconstitution coûteuse.
Rapprochés ou non : la seule question qui compte
Un logiciel importe les opérations; il ne confirme ni leur exhaustivité ni leur classement. Le critère de fiabilité des livres est le rapprochement — chaque compte bancaire et de carte de crédit accordé à un relevé, et les comptes de taxes accordés à ce qui a réellement été déclaré et versé. Des livres non rapprochés échouent de façon prévisible. Des écritures dupliquées par le flux bancaire surévaluent les dépenses. Un achat capitalisable codé en dépense fausse à la fois la déduction et le solde de la catégorie. Une taxe perçue mais imputée aux revenus sous-évalue le versement et ressort en vérification, intérêts en sus. Les documents à conserver dépassent le grand livre : factures, reçus, contrats et relevés bancaires en font partie, et les registres électroniques doivent demeurer lisibles pendant toute la période de conservation.
FAQ
Combien de temps dois-je conserver mes registres ?
Un logiciel de comptabilité suffit-il à lui seul ?
Besoin de l’appliquer à votre situation ?
Une définition ne va pas bien loin. Parlez à un CPA de Montréal de ce que cela implique pour votre déclaration — en français ou en anglais.